Stanowisko

To ekscytujący czas, aby dołączyć do naszego zespołu! Jesteśmy w trakcie wdrażania nowej strategii. Dołącz do nas, aby wzmocnić nasz globalny ruch i organizację oraz wesprzeć nas w promowaniu zasad rolnictwa ekologicznego na całym świecie.
Poszukujemy dynamicznej osoby na stanowisko Koordynatora Biura w zespole operacyjnym. Idealny kandydat będzie proaktywnym graczem zespołowym z dbałością o szczegóły administracyjne i procedury oraz umiejętnością współpracy w ramach wielokulturowego i interdyscyplinarnego zespołu.
Będziesz wspierać podstawowe operacje i administrację, przyczyniając się do naszego rozwoju organizacyjnego.
Wśród wielu ekscytujących wyzwań będziesz częścią około 25-osobowego zespołu z siedzibą w Bonn w Niemczech, podlegającego starszemu menedżerowi ds. członkostwa i operacji. Dążymy do jak najszybszego obsadzenia tego stanowiska.

Obowiązki:

Organizacja sekretariatu i biura
- Organizowanie i utrzymywanie codziennego funkcjonowania systemów biurowych, pomieszczeń i sprzętu w sposób wydajny i niezależny.
- Utrzymywanie wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji i korespondencji.
- Organizowanie logistyki spotkań i wydarzeń w Niemczech i za granicą.
- Utrzymywanie i aktualizowanie naszej elektronicznej bazy danych.
- Branie odpowiedzialności za organizację wizyt delegacji w biurze.
- Wspieranie zespołu kierowniczego w organizowaniu spotkań.

Zasoby ludzkie
- Koordynowanie rekrutacji pracowników oraz ich on-boarding i off-boarding.
- Wspieranie sprawnego przebiegu regularnych procesów HR.
- Wdrażanie przepisów o ochronie danych osobowych.

Inne zadania administracyjne
- Pomoc dyrektorowi wykonawczemu w zadaniach operacyjnych.
- Wspieranie zespołu ds. finansów i członkostwa.
- Wszelkie inne zadania przydzielone przez przełożonego.

Umiejętności, doświadczenie i kwalifikacje
- Wykształcenie zawodowe w zakresie zarządzania biurem lub podobne (np. Bürokaufmann/frau, Verwaltungsfachkraft itp.); dyplom lub certyfikat asystenta osobistego jest atutem
- 3+ lat odpowiedniego doświadczenia zawodowego jako koordynator biura lub asystent zespołu
- Doświadczenie w środowisku organizacji pozarządowych lub w jakimkolwiek międzynarodowym, międzykulturowym i szybko zmieniającym się środowisku jest dodatkowym atutem
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne (werbalne i pisemne)
- Otwarty i elastyczny umysł, z pozytywnym, zdolnym do działania nastawieniem
- Doskonałe umiejętności zarządzania zadaniami i czasem
- Umiejętności organizacyjne, wielozadaniowość i zdolność do samodzielnej pracy
- Odpowiedzialny i niezawodny gracz zespołowy
- Znajomość programów MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook i MS Teams. Znajomość Salesforce jest dodatkowym atutem
- Znajomość ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych
- Dobra znajomość języka angielskiego (B2) i niemieckiego (C1) jest obowiązkowa.
Znajomość innych języków będzie dodatkowym atutem.

O nas
Założona w 1972 roku organizacja IFOAM - Organics International działa jako agent zmian, opowiadając się za prawdziwym zrównoważonym rozwojem w rolnictwie, łańcuchach wartości i konsumpcji. Jesteśmy międzynarodową organizacją non-profit z bazą członków w około 100 krajach, promującą holistyczne podejście do systemów żywnościowych w oparciu o zasady zdrowia, ekologii, sprawiedliwości i troski.

Nasza oferta
Oferujemy stanowisko w wymiarze od 28 do 40 godzin tygodniowo, początkowo ograniczone do dwóch lat, z sześciomiesięcznym okresem próbnym. IFOAM - Organics International oferuje roczne wynagrodzenie porównywalne z innymi międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi podobnej wielkości w Bonn w Niemczech na podobnych stanowiskach. Wynagrodzenie na tym stanowisku jest przewidziane w przedziale od 34 000 do 39 000 euro brutto rocznie (100% FTE) w zależności od poziomu doświadczenia. Pakiet świadczeń wspierający ewentualną relokację do Bonn będzie również zależał od lokalizacji kandydata.

Jak aplikować
Prosimy o przesyłanie aplikacji w formie pojedynczego pliku (PDF) pocztą elektroniczną na adres  jobsifoambio podając w temacie wiadomości nazwę stanowiska, o które się ubiegasz. Dążymy do jak najszybszego obsadzenia tego stanowiska i będziemy przyjmować zgłoszenia do momentu jego obsadzenia.
Zgłoszenie musi zawierać list motywacyjny, CV, preferowaną datę rozpoczęcia pracy i oczekiwania dotyczące wynagrodzenia. Dodatkowe dokumenty mogą być wymagane na późniejszym etapie. Wybrani kandydaci zostaną również poproszeni o podanie nazwisk i danych kontaktowych dwóch profesjonalnych referencji. Niekompletne aplikacje nie będą rozpatrywane.

- Wykształcenie zawodowe w zakresie zarządzania biurem lub podobne (np. Bürokaufmann/frau, Verwaltungsfachkraft itp.); dyplom lub certyfikat osobistego asystenta jest atutem
- 3+ lat odpowiedniego doświadczenia zawodowego jako koordynator biura lub asystent zespołu
- Doświadczenie w środowisku organizacji pozarządowych lub w jakimkolwiek międzynarodowym, międzykulturowym i szybko zmieniającym się środowisku jest dodatkowym atutem
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne (werbalne i pisemne)
- Otwarty i elastyczny umysł, z pozytywnym, zdolnym do działania nastawieniem
- Doskonałe umiejętności zarządzania zadaniami i czasem
- Umiejętności organizacyjne, wielozadaniowość i zdolność do samodzielnej pracy
- Odpowiedzialny i niezawodny gracz zespołowy
- Znajomość programów MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook i MS Teams. Znajomość Salesforce jest dodatkowym atutem
- Znajomość ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych
- Dobra znajomość języka angielskiego (B2) i niemieckiego (C1) jest obowiązkowa.
Znajomość innych języków będzie dodatkowym atutem.