Η θέση

Είναι μια συναρπαστική στιγμή για να ενταχθείτε στην ομάδα μας! Βρισκόμαστε στη διαδικασία εφαρμογής μιας νέας στρατηγικής. Ελάτε μαζί μας για να ενισχύσουμε το παγκόσμιο κίνημά μας και τον οργανισμό και να μας υποστηρίξετε στην προώθηση των αρχών της βιολογικής γεωργίας σε όλο τον κόσμο.
Ψάχνουμε για ένα δυναμικό άτομο ως τον νέο μας Συντονιστή Γραφείου στην επιχειρησιακή ομάδα. Ο ιδανικός υποψήφιος θα είναι ένας ενεργός ομαδικός παίκτης με προσοχή στις διοικητικές λεπτομέρειες και διαδικασίες και την ικανότητα να εργάζεται συνεργατικά ως μέλος μιας πολυπολιτισμικής και διεπιστημονικής ομάδας.
Θα υποστηρίζετε τις βασικές λειτουργίες και τη διοίκηση συμβάλλοντας στην οργανωτική μας ανάπτυξη.
Μεταξύ πολλών συναρπαστικών προκλήσεων, θα είστε μέλος μιας ομάδας περίπου 25 ατόμων με έδρα τη Βόννη της Γερμανίας και θα αναφέρεστε στον Ανώτερο Διευθυντή Μελών και Λειτουργιών. Στόχος μας είναι να καλύψουμε αυτή τη θέση το συντομότερο δυνατό.

Αρμοδιότητες:

Γραμματεία και οργάνωση γραφείου
- Οργάνωση και συντήρηση της καθημερινής λειτουργίας των συστημάτων, των χώρων και του εξοπλισμού του γραφείου αποτελεσματικά και ανεξάρτητα.
- Διατήρηση της εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας και αλληλογραφίας.
- Οργάνωση της υλικοτεχνικής υποδομής για συναντήσεις και εκδηλώσεις, στη Γερμανία και στο εξωτερικό.
- Διατήρηση και ενημέρωση της ηλεκτρονικής μας βάσης δεδομένων.
- Ανάληψη της ευθύνης για την οργάνωση επισκέψεων αντιπροσωπειών στο γραφείο.
- Υποστήριξη της ηγετικής ομάδας στην οργάνωση συναντήσεων.

Ανθρώπινο δυναμικό
- Συντονισμός της πρόσληψης προσωπικού και της επιβίβασης και αποβίβασής του.
- Υποστήριξη της ομαλής λειτουργίας των τακτικών διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού.
- Εφαρμογή των κανονισμών προστασίας δεδομένων.

Άλλα διοικητικά καθήκοντα
- Υποστήριξη του εκτελεστικού διευθυντή σε επιχειρησιακά καθήκοντα.
- Υποστήριξη της οικονομικής ομάδας και της ομάδας μελών.
- Οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα ανατεθούν από τον προϊστάμενο.

Δεξιότητες, εμπειρία και προσόντα
- Επαγγελματική κατάρτιση στη διαχείριση γραφείου ή παρόμοια εκπαίδευση (π.χ. Bürokaufmann/frau, Verwaltungsfachkraft κ.λπ.)- δίπλωμα ή πιστοποίηση προσωπικού βοηθού αποτελεί πλεονέκτημα.
- 3+ έτη συναφούς εργασιακής εμπειρίας ως συντονιστής γραφείου ή βοηθός ομάδας
- Εμπειρία σε περιβάλλον ΜΚΟ ή σε οποιοδήποτε διεθνές, διαπολιτισμικό και ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον αποτελεί πλεονέκτημα
- Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες (προφορικές και γραπτές)
- Ανοιχτό μυαλό και ευελιξία, με θετική στάση και ικανότητα για δράση
- Άριστες δεξιότητες διαχείρισης εργασιών και χρόνου
- Οργανωτικές ικανότητες, ικανότητα πολλαπλών καθηκόντων και ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας
- Υπεύθυνος και αξιόπιστος ομαδικός παίκτης
- Εξοικείωση με τα MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook και MS Teams. Η γνώση του Salesforce αποτελεί πλεονέκτημα
- Εξοικείωση με τον γενικό κανονισμό της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων
- Η καλή γνώση της αγγλικής (B2) και της γερμανικής γλώσσας (C1) είναι υποχρεωτική.
Η γνώση άλλων γλωσσών αποτελεί πλεονέκτημα.

Σχετικά με εμάς
Η IFOAM - Organics International ιδρύθηκε το 1972 και λειτουργεί ως φορέας αλλαγής, υποστηρίζοντας την πραγματική βιωσιμότητα στη γεωργία, τις αλυσίδες αξίας και την κατανάλωση. Είμαστε ένας διεθνής μη κερδοσκοπικός οργανισμός με βάση μελών σε περίπου 100 χώρες, που προωθεί μια ολιστική προσέγγιση των συστημάτων διατροφής με βάση τις αρχές της υγείας, της οικολογίας, της δικαιοσύνης και της φροντίδας.

Η προσφορά μας
Προσφέρουμε μια θέση εργασίας 28 - 40 ωρών/εβδομάδα, αρχικά περιορισμένης διάρκειας δύο ετών, με δοκιμαστική περίοδο έξι μηνών. Η IFOAM - Organics International προσφέρει ετήσιο μισθό συγκρίσιμο με αυτόν άλλων διεθνών ΜΚΟ παρόμοιου μεγέθους στη Βόννη της Γερμανίας για παρόμοιες θέσεις. Ο μισθός για τη θέση αυτή προβλέπεται να κυμαίνεται μεταξύ 34.000 και 39.000 ευρώ μεικτά ετησίως (100% FTE) ανάλογα με το επίπεδο εμπειρίας. Το πακέτο παροχών για την υποστήριξη μιας πιθανής μετεγκατάστασης στη Βόννη θα εξαρτηθεί επίσης από την τοποθεσία σας.

Τρόπος υποβολής αίτησης
Παρακαλείσθε να υποβάλετε την αίτησή σας ως ενιαίο αρχείο (PDF) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση  jobsifoambio αναφέροντας στη γραμμή θέματος τον τίτλο της θέσης για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Στόχος μας είναι να καλύψουμε αυτή τη θέση το συντομότερο δυνατό και θα δεχόμαστε αιτήσεις μέχρι την πλήρωση της θέσης.
Η αίτησή σας πρέπει να περιλαμβάνει συνοδευτική επιστολή, το βιογραφικό σας σημείωμα & την προτιμώμενη ημερομηνία έναρξης της εργασίας και τις μισθολογικές προσδοκίες. Σε μεταγενέστερο στάδιο ενδέχεται να ζητηθούν πρόσθετα έγγραφα. Οι υποψήφιοι που θα επιλεγούν θα κληθούν επίσης να παράσχουν τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας δύο επαγγελματικών συστατικών επιστολών. Ελλιπείς αιτήσεις δεν θα ληφθούν υπόψη.

- Επαγγελματική κατάρτιση στη διαχείριση γραφείου ή παρόμοια εκπαίδευση (π.χ. Bürokaufmann/frau, Verwaltungsfachkraft κ.λπ.)- δίπλωμα ή πιστοποίηση προσωπικού βοηθού αποτελεί πλεονέκτημα.
- 3+ έτη συναφούς εργασιακής εμπειρίας ως συντονιστής γραφείου ή βοηθός ομάδας
- Εμπειρία σε περιβάλλον ΜΚΟ ή σε οποιοδήποτε διεθνές, διαπολιτισμικό και ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον αποτελεί πλεονέκτημα
- Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες (προφορικές και γραπτές)
- Ανοιχτό μυαλό και ευελιξία, με θετική στάση και ικανότητα για δράση
- Άριστες δεξιότητες διαχείρισης καθηκόντων και χρόνου
- Οργανωτικές ικανότητες, ικανότητα πολλαπλών καθηκόντων και ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας
- Υπεύθυνος και αξιόπιστος ομαδικός παίκτης
- Εξοικείωση με τα MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook και MS Teams. Η γνώση του Salesforce αποτελεί πλεονέκτημα
- Εξοικείωση με τον γενικό κανονισμό της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων
- Η καλή γνώση της αγγλικής (B2) και της γερμανικής γλώσσας (C1) είναι υποχρεωτική.
Η γνώση άλλων γλωσσών αποτελεί πλεονέκτημα.